为进一步加强学院档案管理，维护档案的完整统一，做好2011年度档案的收集、整理工作，经学院领导研究同意，现将档案资料收集的有关事宜通知如下：

一、档案收集的内容

1．文书档案

（1）学院领导参加校内外会议作的讲话稿、工作报告及工作活动中产生的具有保存价值的材料（本部门或部门代表学院签订的合同书、协议书等相关材料）；

（2）各处室、系部2011年大事记；

（3）各处室、系部2011年重要工作完成情况；

（4）各处室、系部工作中形成的有保存价值的各种纸质文件和电子文件；

（5）现存放于各处室、系部的上级有关部门下发的，具有指导性的文件及有关资料；

（6）教代会、团代会、学代会、教职工表彰会及其它重要会议，包括开幕式、闭幕式、代表发言、会议议程等资料；

（7）上级领导、国内外有较大影响的专家、学者等来院视察、访问，县级及以上代表团、兄弟院校代表团等来院参观访问的资料；

（8）学生开学典礼、毕业典礼、学生表彰会、毕业生合影、学生学籍卡；

（9）开展科研和技术协作活动，学院承办的国际、国内学术会议，外籍教师、专家来校教学、访问，师生出国进修学习、考察等活动的资料；

（10）重大项目的开工典礼、奠基仪式、落成典礼的资料；

（11）教职工及学生各类文艺活动、运动会、学科技能竞赛等获奖（市级以上）资料；

（12）民主党派举办的重大活动资料。

2．声像资料：各处室、系部在庆祝、纪念、校友联谊、报告会、展览会等活动中形成的资料。具有保存价值的照片、底片、录音带、录像带等，需加文字说明。

3．学校搬迁至院本部后各处室、系部遗留下来具有的保存价值的文件资料。

4．其他需归档的资料详见《永州职业技术学院档案规范和保管期限表》。

二、归档要求

档案收集是档案工作的重要组成部分及关键环节。请各处室、系部高度重视档案收集工作，从即日起对本部门的档案资料进行收集、整理。对不需要归档或不具有保存价值的材料，请各处室、系部自行处理；须移交档案室的有关资料请兼职档案员于2012年3月26日前统一送至学院综合档案室。

（联系人：祝秋云老师，电话18797685751）

办公室      

二O一二年三月十三日